Elementos Básicos de Access 2007
Los elementos básicos de Access 2007 son la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.
Arrancar y cerrar Access 2007
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:Hacer clic en el botón cerrar Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
Crear una base de datos.
Para crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí .
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar.Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Guardar una tabla.
Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Las Barras
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Las Barras
Barra de Titulo:
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de Acceso rápido:
Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer.Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.
La Banda de Opciones.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo,ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,o bien,situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo,posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.
Por último, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar diseño de tablas. Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.
acer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.Si lo que queremos es borrar un registro entero:Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedará seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.
Propiedades de los Campos
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
Tamaño del campo
*Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
*Para los campos Numérico, las opciones son: byte, entero, entero largo, simple, doble, Id. de replica, numerico.
Formato del campo.
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
*Para los campos
-Numérico y Moneda, las opciones son:Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
-Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
-Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
-Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
-Estándar: presenta los valores con separador de millares.
-Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
-Científico: presenta el número con notación científica.
*Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
-Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
-Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
-Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
-Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
-Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
-Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
-Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
*Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
*Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.